Зона ресепшн, що прийшла у ваш офіс людина, насамперед потрапляє саме до неї. Також її зовнішньому вигляду складається враження, як про фірму, так і про її керівника. Перше враження, як правило, найсильніше і згодом його важко змінити. Саме тому ваше завдання, як керівника, уявити свою фірму і відповідно себе у кращому світлі. Тим самим, намагаючись заощадити на зовнішньому вигляді своєї приймальні, ви заощаджуєте на своєму іміджі. А це у бізнесі вважається поганим тоном.
Сам ресепшн поділяється на дві зони - зона очікування і сама зона ресепшн, в якій відбувається розподіл відвідувачів. Тут так само відвідувачем оцінюється, наскільки професійно грамотна працююча з ним людина і наскільки правильно було зроблено її напрямок. Якихось конкретних вимог (за винятком ергономічних) до стійки ресепшн не існує. Але пам'ятайте, стійка ресепшн це ваше обличчя, обличчя вашої фірми. Саме на неї, як правило, звертається більша увага, ніж на решту. Гість оцінює, як його зустріли. У завдання ресепшн входить як донесення інформації про діяльність фірми відвідувача, а й формування ставлення до фірмі. Саме в ресепшн зоні задається тон подальших стосунків із відвідувачами. А ними може бути будь-хто, як потенційні співробітники, так і рядові клієнти.
Стійки ресепшн найчастіше робляться на замовлення, з урахуванням бажань замовника та функцій, які будуть виконуватись співробітником у ресепшн зоні. Кожне замовлення виготовляється виходячи з відведеної для приймальної зони площі. Особливу увагу при облаштуванні ресепшну варто приділити зоні очікування. Потрібно зробити, щоб очікування відвідувачів проходило найбільш комфортно. Як правило, в зоні очікування розташовується один-два м'які диванчики і кілька крісел, які можуть бути замінені на стільці, але біля стільців обов'язково має бути висока спинка. Приблизно в центрі зони очікування розташовується журнальний столик, на якому будуть розміщені різні рекламні та інформаційні матеріали, щоб відвідувач, чекаючи на свою чергу, міг повною мірою ознайомитися з діяльністю вашої фірми.
Також бажано наявність на стіні інформаційного стенду. Непоганим доповненням буде наявність автомата із питною водою. Зараз дані пристрої поєдную у собі кілька функцій. Залежно від своєї переваги відвідувач може вибрати гарячий напій, ним може бути чай або кава, просту воду (вона може бути газованою) або холодну воду. Дуже важливо щоб у ресепшн зоні були присутні система клімат-контролю. Вона дозволить вашим відвідувачам почуватися комфортно і в зимову холоднечу і в літню спеку.
